Protokoll ausfüllen

Wenn Sie wie in der Übersichtsseite beschrieben ein neues Begehungsprotokoll angelegt haben, können Sie durch einen Klick auf den neuen Eintrag auf die Detailseite wechseln.

Screenshot eines Begehungsprotokolls (Detailseite)

Status

Im oberen Bereich sehen Sie, wie viele der Prüfpunkte bereits beantwortet wurden. Darunter finden Sie eine Übersicht, wie viele der Prüfpunkte, welche als nicht OK gekennzeichnet wurden, im Aktionsplan bereits bearbeitet wurden.

Vortschritt eines Begehungsprotokolls (Detailseite)

Der Status passt sich automatisch dem Fortschritt der Bearbeitung an.

Revisionen

Sie können jeder Zeit den aktuellen Zustand als Vorschau herunterladen. Nutzen Sie dazu den Bereich Revision abschließen. Das Herunterladen der Vorschau hat keine weiteren Auswirkungen.

Wenn Sie allerdings eine Revision speichern, so wird diese im Reiter Revisionen aufgeführt und das PDF wird in der Ordnerstruktur des AMS Cockpit abgelegt.

Revisionen eines Begehungsprotokolls (Detailseite)

Ausfüllen

Im Reiter Begehungsprotokoll können Sie die eigentlichen Prüfpunkte der Begehung abarbeiten. Dazu stehen verschiedene Filter zur Verfügung, um den Überblick besser zu behalten.

Die Prüfpunkte sind in 11 Kapitel und deren jeweilige Unterkapitel aufgeteilt. Jedes Kapitel und Unterkapitel hat dabei einen eigenen Indikator für den Fortschritt.

Prüfpunkte eines Begehungsprotokolls

1. Prüfpunkt bewerten

Sie haben zwei Möglichkeiten einen Prüfpunkt aus dieser Ansicht zu bewerten.

In der Listenansicht können Sie den Statusindikator direkt wählen um zu bestimmen, ob dieser Prüfpunkt Ok, Nicht Ok oder Zu Prüfen ist. Der vierte Status (Gelöst), kann nur gesetzt werden, wenn zuvor Nicht Ok gesetzt wurde.

Prüfpunkte eines Begehungsprotokolls bewerten

Wenn ein Prüfpunkt den Status Ok oder zu Zu Prüfen einnimmt, müssen keine Details gepflegt werden. Wenn der Status Nicht Ok gewählt wird, öffnet sich automatisch die Detailsicht.

Prüfpunkte eines Begehungsprotokolls bewerten (Detailseite)

Die Detailsicht kann auch für Prüfpunkte geöffnet werden, welche nicht den Status Nicht Ok haben. Dadurch können auch hier Details hinzugefügt werden falls nötig.

Auf dieser Detailsicht kann der Status nochmals geändert werden. Der Prüfpunkt kann nachträglich auch als Nicht relevant markiert werden.

2. Abweichung pflegen

Auf der Detailseite eines Prüfpunktes finden Sie zunächst die Schutzmaßnahme. Die Leitfrage dient dabei als Überschrift. Hier wird der Soll Zustand definiert. Sie können bei Bedarf die Schutzmaßnahme über das bearbeiten Icon anpassen.

Im Formular darunter finden Sie ein Feld um den Ist-Zustand vor Maßnahmen Umsetzung zu pflegen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn ein Prüfpunkt mit Nicht in Ordnung definiert ist.

Abweichung zur Schutzmaßnahme

Über die Schaltfälche Text Generieren können Sie je nach Zustand eine positive oder negative Formulierung übernehmen.

3. Verantwortlichkeiten pflegen

Nach dem Pflegen des Ist-Zustands muss die Verantwortlichkeit gepflegt werden. Dazu kann

• eine Abteilung
• ein Bereich (Freitext)
• eine Verantwortliche Person festgelegt werden. Abteilugn und verantwortliche Person sind je nach Einstellungen des Begehungsprotokolls vordefiniert.

Verantwortliche der Maßnahme

Die Verantwortliche Person wird dann automatisch über den Aktionsplan angewiesen, die beseitigung des Mangels zu dokumentieren.

4. Bilder hinterlegen

Zu jedem Prüfpunkt können Bilder oder Dokumente hinterlegt werden.

Screenshot der Mängeldokumentation

5. Maßnahme festlegen

Der Aktionsplan bietet die Möglichkeit Maßnahmen festzulegen und Lösungen zu dokumentieren. Diese Einstellungen können allerdings auch auf der Detailsicht vorgenommen werden.

Screenshot der Maßnahmendokumentation

Dabei kann die Maßnahme selbst definiert werden. Die Maßnahme soll dabei die Handlungen beschreiben die nötig sind, um vom Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu gelangen.

In diesem Bereich kann die Aufgabe auch an eine andere Person delegiert werden. Zusätzlich kann ein Datum festgelegt werden, bis wann die Maßnahme umgesetzt sein soll.

6. Überprüfung bestätigen

Der Aktionsplan bietet die Möglichkeit zu dokumentieren, dass die festgelegten Maßnahmen umgesetzt wurden. Dazu wird ein Datum und ein Nutzer benötigt um diese Überprüfung zu dokumentieren.

Screenshot der Überprüfung